In dit Privacy statement staat beschreven hoe de Universiteit van Amsterdam (hierna: “UvA”, “wij” of “ons”) persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van contact met museumbezoekers en de deelnemers aan evenementen van het Allard Pierson, hierna het AP (voorheen Allard Pierson Museum en Bijzondere Collecties van de UvA).
In het algemene UvA-Privacy statement vindt u informatie over de doelen en werkwijze met betrekking tot persoonsgegevens die via de UvA-website(s) worden verkregen.
Privacy- en cookieverklaring Allard Pierson
Beste (website) bezoeker van het Allard Pierson,
1. Inleiding
In deze Privacy-cookieverklaring (hierna: Privacyverklaring) wordt beschreven wie wij zijn, hoe en met welk doel wij jouw persoonsgegevens gebruiken, hoe je jouw rechten kunt uitoefenen en alle andere informatie die relevant is voor jou.
Het Allard Pierson (hierna: “Allard Pierson”, “wij” of “ons”) verzamelt, beheert, ontsluit, onderzoekt en presenteert waardevol en relevant cultureel erfgoed van de oudheid tot nu. Wij maken dit toegankelijk voor iedereen, ten dienste van wetenschap en samenleving, ter lering en inspiratie. Dit doen wij als onderdeel van de Universiteit van Amsterdam en vanuit het historisch hart van Amsterdam.
2. Waarop is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de persoonsgegevens van bezoekers van onze website. Verder geldt deze privacyverklaring voor alle personen van wie wij persoonsgegevens gebruiken in het kader van onze activiteiten, diensten en werkzaamheden. In deze Privacyverklaring leggen wij uit wat wij doen met informatie die wij over jou te weten komen wanneer je onze website of webshop bezoekt, een aanvraag voor een reproductie indient, een donatie of schenking doet, vriend van het Allard Pierson wordt, sponsort, een locatie huurt, aanmeldt voor bijvoorbeeld een symposium of een ticket koopt via de website.
Wij zullen proberen om jou van alle informatie te voorzien op een heldere en leesbare manier. Als je na het lezen van deze Privacyverklaring vragen hebt over ons gebruik van jouw persoonsgegevens, dan is het mogelijk om contact met ons op te nemen via de contactgegevens die onder aan de Privacyverklaring staan.
3. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
De Universiteit van Amsterdam is de verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruiken van jouw persoonsgegevens.
4. Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Door gebruik te maken van onze website of door contact op te nemen met Allard Pierson verkrijgen wij op verschillende manieren persoonsgegevens van jou. In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens direct van jou. Per doeleinde wordt hieronder aangegeven welke gegevens wij van jou krijgen, met welk doel wij deze gegevens gebruiken en hoelang die worden bewaard.
4.1 Cameratoezicht en beeldmateriaal (tijdens evenementen)
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming
In en buiten het Allard Pierson hangen camera’s die voor beveiligingsdoeleinden worden gebruikt. Het doel daarvan is om de veiligheid van bezoekers, het personeel en van de kunst zo goed mogelijk te bewaken. De camera’s zijn zichtbaar en onzichtbaar opgehangen en door middel van het gebruik van borden kenbaar gemaakt. Lees meer over het gebruik van cameratoezicht in het ‘Reglement cameratoezicht’.
De bewaartermijn van de camerabeelden is uiterlijk vier weken nadat de opnamen zijn gemaakt, behalve als we de beelden nodig hebben als bewijs in bijvoorbeeld een rechtszaak dan wel voor afhandeling van geconstateerde incidenten.
Tijdens evenementen kan er beeldmateriaal gemaakt worden dat gebruikt zal worden als sfeerimpressie of om verslag te doen van deze evenementen. Dit valt onder de uitzondering journalistieke doeleinden. Om deze reden wordt hiervoor geen toestemming gevraagd. Wil je niet herkenbaar in beeld worden gebracht, laat dit dan weten aan de fotograaf.
Voor het overige beeldmateriaal dat wordt gebruikt in of namens het Allard Pierson en waarbij bezoekers herkenbaar in beeld zijn, geldt dat hiervoor toestemming aan betrokkenen wordt gevraagd.
4.2. Online tickets voor museumtoegang
Wettelijke grondslag: overeenkomst of wettelijk verplichting
Een toegangsbewijs (e-ticket) voor het Allard Pierson kan online besteld worden via onze website. Voor het plaatsen van een online bestelling moet je een e-mailadres opgeven voor het toesturen van jouw e-ticket(s). Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer worden door Active Tickets verwerkt om de elektronisch betaling van de e-tickets mogelijk te maken.
In het geval van het boeken van e-tickets geldt dat de persoonsgegevens die nodig zijn om deze te boeken worden verwijderd zodra de datum van je bezoek verstreken is en we je een ‘bedankt voor je bezoek’-mail gestuurd hebben.
4.3 Aanmeldingen activiteiten
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang, toestemming
Voor veel evenementen die wij organiseren, kun je je aanmelden via onze website. Voor de afhandeling van je aanmelding gebruiken wij jouw voor- en achternaam en e-mailadres. We vragen je toestemming om je na afloop van het evenement nogmaals te mogen mailen, bijvoorbeeld om je attent te maken op een vergelijkbaar nieuw evenement. Je toestemming kun je te allen tijde zonder opgaaf van redenen intrekken. Als je geen toestemming geeft en we je gegevens niet om een andere reden al hebben, verwijderen we je gegevens na maximaal drie maanden.
Voor betaalde evenementen verwerkt Active Tickets financiële gegevens van je. Die worden verwijderd zodra het evenement heeft plaatsgevonden.
4.4. Begunstigers van het Allard Pierson; giften, schenkingen, sponsoren, fonds op naam, (harts)vriend van Allard Pierson
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en uitvoering van overeenkomst
Bij ontvangen giften, schenkingen, donaties, sponsoring en als je vriend van het Allard Pierson wordt, zal de Stichting Allard Pierson ter uitvoering van de overeenkomst en om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen persoonsgegevens van jou verwerken zoals jouw voor- en achternaam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Wij zullen jouw gegevens slechts gebruiken voor administratieve doeleinden ter registratie van de begunstiging en om jou gepast te bedanken, op de hoogte te houden van onze activiteiten en ons jaarverslag toe te sturen.
Het Allard Pierson is als goed doel (ANBI) vrijgesteld van betaling van schenk- en erfbelasting. Op ons kan een wettelijke verplichting liggen om jouw persoonsgegevens aan de belastingdienst te verstrekken.
Persoonsgegevens bewaren wij totdat wij deze niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben ontvangen óf zolang dat de wet dat van ons vraagt. Zo bewaren wij bijvoorbeeld financiële gegevens van giften en donaties 7 jaar.
Je kunt er ook voor kiezen om geen gegevens met ons te delen via het online formulier of een donatie, maar een schenking te doen via een link waarbij geen persoonsgegevens opgeslagen worden door ons.
Geschonken, geleende of verkregen objecten
Bij geschonken, geleende of verkregen oject(en) zullen wij met jou overleggen of jij, of de erflater, anoniem wenst te blijven bij het tentoonstellen van het geschonken, geleende of verkregen object, publicaties en/ of publiciteit daarover, of dat je ons toestemming verleent voor de vermelding van je naam of die van de erflater bij de tentoonstelling van het object en in een eventuele publicatie of publiciteit hierover.
4.5 Online webshop
Wettelijke grondslag: overeenkomst
Je kunt via onze website producten bestellen en thuis laten bezorgen. Je bestelling en betaling verloopt via dutchmuseumgiftshop.nl (DMGS). Als je een bestelling plaatst, geeft DMGS jouw persoonsgegevens aan ons door zodat wij je bestelling kunnen verzenden naar het door jou opgegeven bezorgadres. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst.
4.6 Nieuwsbrief
Wettelijke grondslag: toestemming
Via onze website kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief zodat wij je op de hoogte kunnen houden van tentoonstellingen, activiteiten en nieuwe ontwikkelingen in het Allard Pierson. Dit doen wij via e-mail door middel van een nieuwsbrief. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: optioneel voornaam, tussenvoegsel, achternaam en verplicht het e-mailadres.
Je kunt je op ieder moment afmelden voor de nieuwsbrief. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Op het moment dat je je afmeldt, behouden wij jouw gegevens op onze blokkeerlijst, zodat je daarna geen nieuwsbrieven meer ontvangt.
4.7 Rondleiding
Wettelijke grondslag: uitvoering overeenkomst en/of een wettelijke verplichting
Scholen of groepen kunnen een verzoek voor een rondleiding indienen. Bij het boeken van een rondleiding verzamelen wij de volgende gegevens: naam en e-mailadres maar ook telefoonnummer (niet verplicht), en factuurgegevens. Wij verwerken deze persoonsgegevens met het doel (i) een rondleiding te geven in het Allard Pierson en (ii) om contact met je op te kunnen nemen.
Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).
4.8 Evenementen van en zaalhuur door bedrijven
Wettelijke grondslag: overeenkomst en/ of wettelijk verplichting
Wij gebruiken de volgende persoonsgegevens bij evenementen en zaalhuur door bedrijven:
• naam contactpersoon;
• (zakelijk) e-mailadres;
• (zakelijk) telefoonnummer contactpersoon;
• organisatienaam (optioneel);
• betaalgegevens;
• factuurgegevens;
• eventuele inhoud van correspondentie.
Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).
4.9 Herkomstonderzoek/collectie informatie
Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting
Allard Pierson is verantwoordelijk voor het doen van herkomstonderzoek. Om de collectie en de herkomst van de collectie van het Allard Pierson inzichtelijk te maken, registreert het Allard Pierson persoonsgegevens van de eigenaars zoals voor- en achternaam, telefoonnummer, adres incl. postcode en land, geboortedatum en overlijdensdatum (indien van toepassing).
4.10 Reproductie
Wettelijke grondslag: overeenkomst en wettelijke verplichting
Als jij per e-mail of via de website om een reproductie verzoekt, dan hebben wij voor de beoordeling en het afhandelen van jouw aanvraag gegevens van jou nodig. Voor dit doel gebruiken wij je voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, (indien van toepassing, btw-nummer) en betaalgegevens.
Alle gegevens die wij gebruiken met betrekking tot de levering van de reproductie worden zo snel mogelijk verwijderd nadat de transactie volledig is afgerond, maar uiterlijk na zes maanden.
4.11 Contact
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang
Wij bieden verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch maar ook via de mail. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
• voor- en achternaam;
• (zakelijk) e-mailadres;
• (zakelijk) telefoonnummer;
• organisatienaam (optioneel);
• eventuele informatie die je zelf doorgeeft.
Wij hebben deze gegevens nodig om jouw verzoek om contact op te nemen te kunnen afhandelen. Wij bewaren deze gegevens totdat we denken dat je tevreden bent met onze reactie.
4.12 Educatie
Wettelijke grondslag: overeenkomst en/ of wettelijk verplichting
Het Allard Pierson organiseert diverse educatieve programma’s en biedt rondleidingen aan voor schoolgroepen. Voor het bezoek wordt het aantal gasten als ook het type school of opleiding genoteerd in verband met de keuze voor het type rondleiding en aantal in te zetten gidsen. De persoonsgegevens van de scholieren worden niet genoteerd. De naam en contactgegevens van de contactpersoon van de groep alsook de mogelijke financiële en transactiegegevens voor facturatiedoeleinden worden wel door ons vastgelegd.
Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).
Voor scholen die regelmatig museumactiviteiten boeken, geldt dat wij hun gegevens bewaren totdat zij aangeven uit ons bestand verwijderd te willen worden.
4.13 (Klant)tevredenheidsonderzoek
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang
Om de kwaliteit van onze dienstverlening te onderzoeken en verbeteren, doen wij aan klanttevredenheidsonderzoek. We kunnen bezoekers en/of gebruikers van de website uitnodigen om een vragenlijst in te vullen en vervolgens een gesprek aan te gaan. Daarvoor gebruiken we de volgende persoonsgegevens:
• naam;
• e-mailadres;
• type klant;
• type contact met de klant;
• functie;
• type afgenomen dienstverlening.
Persoonsgegevens van de (klant)tevredenheidsonderzoeken worden na 3 maanden verwijderd.
4.14 Social media buttons
Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, die je doorgeleiden naar de social media platforms. Op onderstaande social mediakanalen delen wij relevante informatie, het laatste nieuws en andere interessante feiten over het Allard Pierson. Ook reageren we op jouw vragen en opmerkingen. Als je social media gebruikt, ben je akkoord gegaan met de voorwaarden van het social media platform dat je gebruikt. Wij hebben geen invloed op de persoonsgegevens die de verschillende social media platformen over jou verzamelen. De buttons op onze website zijn werkzaam vanwege stukjes code die afkomstig zijn van de social media netwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:
• Twitter/X (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)
• Instagram (privacyverklaring)
4.14 Cookies
Een cookie is een klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en dat door jouw browser wordt opgeslagen op jouw computer, laptop, telefoon of tablet. Er bestaan 3 soorten cookies: functionele cookies, analytische cookies en tracking cookies.
Het Allard Pierson gebruikt op deze website geen enkele cookie.
5. Hoe zijn jouw persoonsgegevens beveiligd?
Allard Pierson heeft passende beschermingsmaatregelen getroffen om de vertrouwelijkheid en bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd ter bescherming van de persoonsgegevens tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging van de gegevens, onbedoelde schade, verlies, wijziging en ongeautoriseerde openbaring of toegang, en tegen alle andere vormen van onrechtmatige verwerking (inclusief, maar niet gelimiteerd tot niet noodzakelijke verzameling van gegevens) of verdere verwerking.
6. Hoe kun jij jouw privacyrechten uitoefenen?
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou gebruiken in te zien en, onder bepaalde voorwaarden, om rectificatie en/of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen. Daar komt bij dat je in bepaalde gevallen ook het recht hebt op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht op bezwaar tegen de verwerking en het recht op dataportabiliteit.
Om jouw recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar of dataportabiliteit in te roepen, neem je contact op met Juridische Zaken via jz-privacy-bb@uva.nl. Let wel, JZ kan additionele informatie vragen ter verificatie van jouw identiteit bij het inroepen van deze rechten.
Als je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van jouw persoonsgegevens voor een bepaald doeleinde, dan kun je deze toestemming te allen tijde intrekken. Let wel, het intrekken van jouw toestemming heeft geen terugwerkende kracht.
7. Klacht indienen
Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden gebruikt, kun je via fg@uva.nl een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is de schakel tussen de UvA en de externe toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). De FG handelt onafhankelijk en heeft een geheimhoudingsplicht.
Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG, kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wanneer is deze Privacyverklaring voor het laatste aangepast?
Gehele Privacyverklaring vervangen door nieuwe versie d.d. 16-01-2026.