Privacy & Archieven

Met enige regelmaat dragen (bekende) Nederlanders persoonlijke archieven aan het Allard Pierson (voorheen Allard Pierson Museum en Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam (UvA)) over. Het Allard Pierson slaat deze archieven op, preserveert ze voor de toekomst, kan ze digitaliseren en stelt ze beschikbaar voor onderzoek. Op deze manier voert het Allard Pierson een taak van algemeen belang uit op basis van de Wet Hoger Onderwijs (WHW). 

De archieven worden zogezegd ‘voor de eeuwigheid’ bewaard. In de archieven zitten talloze documenten waarin persoonsgegevens voorkomen. Dat kunnen gewone persoonsgegevens zijn, zoals namen en adressen, maar ook bijzondere persoonsgegevens, zoals religieuze of politieke opvattingen. Op de gegevens van personen die nog in leven zijn, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

Archieven waarin personen voorkomen die nog in leven kunnen zijn, publiceren wij niet online. Deze archieven zijn voor onderzoek in de Onderzoekzaal van het Allard Pierson wel beschikbaar, maar onderzoekers dienen zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens die zij tegenkomen. Meer hierover is te vinden in onze huisregels (onder ‘Persoonsgegevens’).

Als jouw gegevens in de archieven voorkomen, heb je een aantal rechten die volgen uit artikel 45 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG):

• Recht op inzage, recht op informatie: je kunt vragen of en welke persoonsgegevens over u in archieven voorkomen, maar het Allard Pierson heeft geen uitputtende lijst van allen die in archieven voorkomen. Verzoeken om inzage in archieven worden ingewilligd op basis van artikel 45 van de UAVG, en niet onder het gebruikelijke artikel 15 AVG. Een verzoek hoeft niet te worden ingewilligd, als dit zodanig ongericht is dat dat redelijkerwijs niet mogelijk is.
• Recht op eigen lezing: wanneer jouw persoonsgegevens in het archief onjuist zijn, kun je geen verzoek doen tot correctie; de originele documenten in het archief kunnen niet worden aangepast. Wel kun je op basis van artikel 45 lid 3 UAVG verzoeken een eigen lezing aan het desbetreffende stuk toe te voegen.
• Recht op beperking van de verwerking: je kunt ons vragen archiefmateriaal tijdelijk niet voor onderzoek beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld wanneer je de rechtmatigheid van de verwerking betwist.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wij beoordelen dan of ons belang bij archivering en beschikbaarstelling zwaarder weegt dan jouw belangen en rechten.

De volgende AVG-rechten gelden niet wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor archivering in het algemeen belang:

• Verwijdering van persoonsgegevens: je kunt niet verzoeken om je naam of andere persoonsgegevens over jou uit een archiefstuk te laten verwijderen. Bewaring is namelijk noodzakelijk vanwege de historische waarde van het archief.
• Overdraagbaarheid van gegevens: je kunt geen beroep doen op het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit recht geldt alleen bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst, en niet bij verwerking voor een taak van algemeen belang.

Wij beoordelen ieder verzoek afzonderlijk en zoeken, waar mogelijk, naar een oplossing die jouw privacy beschermt zonder het archief onnodig aan te tasten. Je kunt een verzoek over jouw persoonsgegevens indienen via de privacy jurist van de UvA via jz-privacy-bb@uva.nl. 

Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden gebruikt, kun je via fg@uva.nl een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is de schakel tussen de UvA en de externe toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). De FG handelt onafhankelijk en heeft een geheimhoudingsplicht. 

Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.